Prefaţă
Codul etic al activităţii de strângere de fonduri (numit în continuare Cod) este aprobat de directorul executiv al Fundaţiei Baylor Marea-Neagră şi se aplică coordonatorilor mobilizare resurse (CMR) din cadrul Departamentului de strângere de fonduri.
Reperele orientative sunt oferite pentru a uşura interpretarea şi utilizarea principiilor cuprinse în cod. Rolul lor este strict orientativ nefiind prescripţii comportamentale aplicabile în toate situaţiile.
Prin natura sa, o listă de principii este un document evolutiv. Va fi revizuit şi va reflecta schimbările din practică şi pe cele legislative.
Cuprins
- Obligaţiile CMR (principiile 1-11)
- Solicitarea şi utilizarea donaţiilor (principiile 12-16)
- Prezentarea informaţiilor (principiile 17-20)
- Compensaţiile şi contractele (principiile 21-25)
Principiul 1
CMR nu se va angaja în activităţi de natură a aduce prejudicii colegilor, clienţilor, profesiei sau imaginii publice a Fundaţiei Baylor Marea-Neagră.
Repere orientative:
a) CMR va subscrie valorilor promovate de fundaţie şi va susţine misiunea şi obiectivele fundaţiei.
b) CMR se va comporta în viaţa profesională şi în cea privată cu conştiinţa faptului că reprezintă Fundaţia Baylor şi că acţiunile proprii se resfrâng asupra imaginii publice a fundaţiei.
c) CMR vor respecta dorinţele şi nevoile membrilor constituenţi şi nu se vor angaja în activităţi de natură a le aduce prejudicii economice, sau în planul vieţii lor sociale ori profesionale.
d) CMR nu va încheia contracte sau parteneriate cu organizaţii a căror poziţie publică este contrară misiunii Baylor de reducere a transmiterii bolilor infecţioase provocate de HIV şi virusurile hepatitice.
Principiul 2
CMR nu se va angaja în activităţi care intră în conflict cu obligaţiile morale, fiduciare sau legale faţă de Fundaţia Baylor sau faţă de persoanele care au legătură cu aceasta.
Repere orientative:
a) CMR se va asigura că pachetele „mulţumesc” sunt pregătite şi au aprobarea conducerii fundaţiei.
b) CMR va consilia clienţii să caute păreri independente cu privire la aspectele legale şi fiduciare ale tranzacţiilor desfăşurate.
c) CMR va face toate eforturile pentru a se asigura de îndeplinirea la cele mai înalte standarde a obligaţiilor legale şi fiduciare asumate.
d) CMR va face toate eforturile pentru a se asigura că sarcinile executate de terţi sunt îndeplinite la cele mai înalte standarde de calitate.
Principiul 3
CMR va dezvălui onest şi total toate potenţialele şi efectivele conflicte de interese. Dezvăluirile constituie exemple de bune practici.
Repere orientative:
a) CMR stabileşte reguli privind limitele în care este permisă consilierea cu/către externi (situaţiile în care consilierea poate fi afectată de un conflict de interese)
b) CMR dezvăluie situaţiile în care există interese proprii sau un membru al familiei sale are interese materiale legate de un anume furnizor.
c) CMR dezvăluie orice relaţie formala preexistentă cu un donator, inclusiv relaţiile stabilite din prisma altui loc de muncă.
d) CMR susţine demersurile de adoptare, în cadrul fundaţiei, a unor politici coerente privind conflictele de interese.
e) CMR înţelege că dezvăluirea include împărtăşirea tuturor informaţiilor relevante, astfel încât persoana sau organizaţia ce ar putea fi afectate de aceste conflicte de interese să poată lua decizii informate.
f) CMR cunoaste legislaţia în vigoare cu privire la conflictele de interese.
Principiul 4
CMR nu va exploata relaţia cu un donator, sponsor, voluntar, beneficiar sau coleg în avantajul propriu. CMR nu va încheia contracte menite a oferi avantaje financiare sponsorilor.
Repere orientative:
a) Exploatarea, în acest context include:
- Faptul de a profita de o persoană pentru îndeplinirea scopurilor proprii;
- Încurajarea unei persoane să întreprindă acţiuni în dezavantajul său sau al familiei sale;
- Încurajarea unei persoane să întreprindă acţiuni care apar unei persoane rezonabile ca detrimentale celui sfătuit.
b) CMR de asigură că sponsorizarea/donaţia va fi folosită exclusiv pentru scopul în care a fost făcută donatia şi că prin intermediul ei se asigură continuitatea acelor servicii relevante pentru donator.
c) CMR va încheia contracte de sponsorizare doar dacă sponsorul nu are beneficii financiare de pe urma activităţii sponsorizate.
d) Baylor va putea demonstra în permanenţă că nicio organizaţie sau persoană din afara fundaţiei nu exercită presiune sau influenţă asupra politicilor şi practicilor proprii privind sănătatea, prevenţia, sau tratamentul bolilor infecţioase prevăzute în misiunea sa.
e) CMR nu va încheia parteneriate care solicită din partea Baylor să promoveze sau să afirme calităţi superioare a unor produse ori medicamente, exceptând situaţia în care există studii doveditoare ale acestor calităţi.
Principiul 5
CMR va respecta legislaţia în vigoare, civilă, fiscală penală, precum şi reglementările interne ale Fundaţiei Baylor.
Repere orientative:
a) CMR înţelege că respectarea cadrului legal este un standard fundamental, aşa încât este mereu la curent cu modificările ce apar în domeniul legislativ.
b) CMR solicită consiliere juridică pentru aspectele legale neclarificate sau neînţelese.
c) CMR nu permite sponsorului să utilizeze numele, sigla, sau orice alt element de identificare al Fundaţiei Baylor, exceptând situaţiile în care contractul de sponsorizare prevede expres acest lucru.
Principiul 6
CMR îşi cunoaşte limitele competenţei profesionale şi personale şi este onest în privinţa experienţei profesionale şi a calificărilor.
Repere orientative:
a) CMR îşi prezintă calificarea profesională astfel încât să fie clare abilităţile, competenţele, aria de expertiză, criteriile de performanţă şi recomandările profesionale.
b) CMR descrie clar rolul propriu în strategia de dezvoltare durabilă a Fundaţiei Baylor.
Principiul 7
CMR va prezenta onest produsele şi serviciile oferite, fără tentative de inducere în eroare. Va prezenta complet detaliile acestor servicii cum ar fi: factorii ce influenţează sustenabilitatea şi oportunitatea serviciului, accesul la respectivul program, beneficiile şi riscurile serviciului/produsului oferit.
Repere orientative:
a) CMR vor face toate demersurile necesare pentru a se asigura că prezentarea serviciilor/programelor/produselor oferite donatorilor, sponsorilor, beneficiarilor sau terţilor este completă şi corectă.
b) CMR va informa donatorii/sponsorii că activitatea lor se supune reglementărilor acestui Cod.
Principiul 8
CMR va clarifica natura şi scopul relaţiei iniţiate cu donatorul şi va manifesta disponibilitate înainte, în timpul şi ulterior semnării contractului de sponsorizare. CMR va respecta toate obligaţiile asumate prin contract.
Repere orientative:
a) CMR va iniţia negocierile în vederea semnării unui contract de sponsorizare cu deschidere şi transparenţă.
b) CMR va răspunde prompt solicitărilor de clarificare şi de informare suplimentară.
c) CMR va onora obligaţiile contractuale şi va lucra proactiv cu sponsorul/donatorul pentru rezolvarea solicitărilor rezonabile venite de la acesta.
d) CMR va avea un registru pentru contractele de sponsorizare încheiate şi va îndosaria copii ale acestora.
e) CMR se va asigura ca toate contractele de sponsorizare sunt încheiate în formă scrisă, în două exemplare, câte unul pentru fiecare parte implicată. Dacă sponsorizarea include şi o contribuţie proprie Baylor, atunci suma trebuie clar precizată. Contractul va avea anexat bugetul respectivului proiect.
Principiul 9
CMR nu va viola drepturile de proprietate intelectuală şi legislaţia privind drepturile de autor. CMR va rectifia orice încălcare de acest tip în cel mai scurt timp.
Repere orientative:
a) CMR nu va plagia şi se va asigura că orice material prezentat este creaţie original sau are acordul scris al autorului.
b) CMR respectă toate reglementările naţionale şi internaţionale privind drepturilede autor.
c) CMR va respecta condiţiile acordului de folosire a materialelor cu drept de autor
d) CMR nu va solicita drept de proprietate asupra unui matrial despre care ştie că nu-i aparţine.
e) CMR nu va prezenta drept realizare personală o activitate sau un material realizat de către un coleg
Principiul 10
CMR va proteja confidenţialitatea datelor.
Repere orientative:
a) CMR va respecta toate reglementările legale şi interne privind confidenţialitatea datelor obţinute în exercitarea profesiei, incluzând informaţii despre beneficiari, organizaţii partenere, Fundaţia Baylor sau terţi.
b) CMR va promova adoptarea unor regulamente interne privind confidenţialitatea informaţiilor.
Principiul 11
CMR nu va denigra colegii, beneficiarii, sponsorii, alte ONG-uri, sau orice altă persoană cu care intră în relaţie profesionala.
Repere orientative:
a) CMR se va asigura că informaţiile oferite despre organizaţiile concurente sau partenere sunt corecte şi reale.
b) Denigrarea este neprofesională şi neetică şi se resfrânge negativ asupra imaginii Fundaţiei Baylor.
Principiul 12
CMR se va asigura că toate materialele utilizate în vederea strângerii de fonduri prezintă date reale şi reflectă adecvat misiunea Baylor şi necesarul pentru atingerea scopului.
Repere orientative:
a) CMR se va asigura că toate materialele în baza cărora o persoană decide să suţină un program al fundaţiei, sunt corecte şi reale.
b) CMR va fi onest în prezentarea misiunii, nevoilor, programelor, scopurilor şi realizărilor Fundaţiei Baylor.
c) Pentru evenimentele, campaniile sau publicaţiile Baylor se va încerca obţinerea suportului mai multor sponsori pentru a se evita riscul de identificare a fundaţiei cu o anumită organizaţie. Parteneriatele ce presupun exclusivitate vor fi reevaluate periodic.
Principiul 13
CMR se va asigura că donatorul/sponsorul primeşte recomandări informate, adevărate şi etice privind deducerile de care beneficiază în baza contractului încheiat cu Fundaţia Baylor.
Repere orientative:
a) CMR va cunoaşte legislaţia fiscală în vigoare relativ la donaţii şi sponsorizări şi va consilia sponsorul/donatorul în limitele competenţelor sale, implicând profesionişti din domeniul fiscal atunci când competenţele îi sunt depăşite.
b) CMR vor fi precauţi în a oferi sfaturi de natura juridică sau legala, întrucât acesta este prerogativul unor profesii liberale.
c) CMR va încuraja donatorul/sponsorul să solicite consiliere juridică şi fiscală de la persoane neafiliate Fundaţiei Baylor.
d) CMR se asigură de completarea adecvată a contractelor de sponsorizare.
Principiul 14
CMR se va asigura că toate fondurile stânse vor fi utilizate în acord cu intenţiile donatorilor.
Repere orientative:
a) CMR va documenta intenţiile şi dorinţele donatorilor/sponsorilor şi va furniza o copie a acestor documente directorului executiv al Fundaţiei Baylor.
b) În situaţia în care donatorul/sponsorul solitită utilizarea fondurilor pentru acţiuni nepotrivite sau discordante în raport cu misiunea şi valorile promovate de Baylor, va fi înştiinţat depre aceste inadvertenţe şi se vor discuta alte posibile modalităţi de utilizare a fondurilor.
c) CMR va revizui permanent documentaţia de la punctul a) pentru a se va asigura că dorinţele donatorului sunt împlinite.
d) Baylor pretinde partenerilor să îşi asume răspunderea socială ce li se cuvine. Aceasta presupune, printre altele, că aceştia respectă drepturile fundamentale ale omului şi că activitatea lor nu dăunează mediului înconjurător şi sănătăţii. Dacă există dubii CMR va consulta un terţ imparţial.
e) CMR va refuza să încheie parteneriate cu corporaţii a căror activitate aduce vătămare sănătăţii, sau a căror poziţie publică a demonstrat denigrarea ori discriminarea persoanelor seropozitive, infectate cu virusurile hepatitice, sau a oricăror alte persoane afectate de aceste maladii.
Principiul 15
CMR va avea atenţe sporită asupra modalităţilor de administrare a fondurilor şi va realiza rapoarte financiare către sponsori/donatori.
Repere orientative:
a) CMR redactează şi trimite bianual raport către donatori. Acesta poate fi inclus în raportul anual al fundaţiei, sau în alte materiale trimise donatorilor (newsletter, revistă, etc.)
b) CMR alcătuieşte pachetul „mulţumesc” în baza procedurilor de lucru agreate de „mulţumesc” în baza procedurilor de lucru agreate de conducerea Fundaţiei Baylor.
Principiul 16
CMR va obţine consimţământul informat şi în scris al sponsorului înainte de a face orice modificări asupra contractului de finanţare.
Repere orientative:
a) CMR se întâlneşte cu finanţatorul sau cu membrii supravieţuitori ai familiei acestuia în cazul decesului, pentru a discuta orice modificare a înţelegerii financiare.
b) Dacă schimbarea circumstanţelor în cadrul Fundaţiei Baylor implică o modificare a destinaţiei fondurilor sau bunurilor oferite ca donaţie/sponsorizare, procedura de urmat trebuie să fie clar precizată în contractul semnat cu finanţatorul.
c) CMR elaborează procedurile de urmat pentru situaţiile în care se impune modificarea destinaţiei finanţării obţinute.
Principiul 17
CMR nu va dezvălui terţilor informaţii confidenţiale.
Repere orientative:
a) CMR nu discută aspecte legate de donatori sau donatori potenţiali în afara locului de muncă, iar la muncă, doar în contextele potrivite.
b) CMR respectă şi protejează dreptul donatorului la anonimitate.
c) CMR se asigură că toate informaţiile despre donatori sunt colectate legal şi moral.
d) CMR pune în balaţă obligaţia de serviciu de a colecta şi înregistra informaţii în legătură cu donatorii, cu dreptul acestora la intimitate al acestora.
e) CMR înregistrează doar acele informaţii relevante pentru eforturile de strângere de fonduri pentru programele desfăşurate de Baylor. Aceste informaţii sunt înregistrate profesional, obiectiv, sunt verificabile şi menţionează sursele.
f) CMR se asigură că procesul de colectare şi înregistrare a informaţiilor respect legislaţia în vigoare. Informaţia înregistrată devine proprietatea Fundaţiei Baylor şi nu poate fi dezvăluită decât celor diret implicaţi în procesul de strângere de fonduri.
g) Orice decizie de dezvăluire a informaţiilor de acest tip necesita acordul scris al conducerii Fundaţiei Baylor.
h) CMR are obligaţia de a păstra securizat informaţiiile înregistrate, asfel încât doar persoanele autorizate să aibă acces la ele.
i) Informaţiile privind donatorii care doresc a rămâne anonimi au caracter special şi beneficiază de măsuri sporite de protecţie. CMR are obligaţia de a redacta şi de a informa donatorii asupra politicilor Baylor de protejare a identităţii. Donatorul va fi informat asupra identităţii persoanelor care au acces la informaţiile privind identitatea sa.
Principiul 18
CMR aderă la principiul conform căruia toate informaţiile privind donatorii sau donatorii potenţiali, existente în registrele fundaţiei, sau create în activitatea de strângere de fonduri în beneficiul Fundaţiei Baylor, sunt proprietatea Fundaţiei Baylor şi nu le va înstrăina, transfera sau folosi în niciun alt scop exceptând îndatoririle de serviciu.
Repere orientative:
a) CMR nu va şterge sau transfera informaţii fizice sau electronice, fără acordul explicit şi scris al conducerii Fundaţiei Baylor.
b) CMR încurajază adoptarea unor politici clare privind confidenţialitatea datelor şi accesul la datele confidenţiale.
c) CMR înţelege că baza relaţiei cu donatorii/sponsorii este încrederea reciprocă şi nu face nimic din ceea ce ar putea leza această încredere.
Principiul 19
CMR oferă finanţatorilor posibilitatea se a-şi sterge numele de pe listele care vor fi împărtăşite terţilor.
Repere orientative:
a) CMR încurajază adoptarea de politici şi practici coerente privind utilizarea listelor de donatori.
b) CMR informează finanţatorii asupra politicilor de utilizare a listelor de donatori.
Principiul 20
CMR raportează rezultatele demersurilor de strângere de fonduri cu respectarea legislaţiei fiscale în vigoare.
Repere orientative:
CMR înregistrază rezultatele demersurilor de strâgere de fonduri asfel încât să respecte atât cerinţele de raportare către donatori, cât şi creinţele de raportareinternă şi de audit extern.
Principiul 21
CMR nu va primi recompense pentru a încheia un contract de sponsorizare şi nici nu va accepta comision din sumele stânse în beneficiul Fundaţiei Baylor.
Repere orientative:
a) CMR acceptă recompense în baza experienţei, expertizei şi performanţei, oferite de conducerea Fundaţiei Baylor ca semn al aprecierii efortului depus.
b) CMR nu acceptă recompense ca procentaj din fondurile stânse, chiar dacă sunt oferite de conducerea fundaţiei. Dacă vor exista astfel de situaţii va argumenta în baza prezentului Cod.
c) CMR recunoaşte strângerea de fonduri ca proces continuu, în care actualele succese pot fi consecinţa a eforturilor anterior depuse şi că actualele surse de finanţare pot genera fonduri şi pentru viitor.
d) CMR nu oferă recompense procentuale din sumele srânse în scopul atingerii obiectivelor financiare.
e) CMR prezintă onest donatorilor costurile implicate în strângerea de fonduri precizând clar că fondurile strânse nu vor fi utilizate în scopul achitării cheltuielilor cu salariile, sau cu diverse comisioane.
Principiul 22
CMR poate accepta recompense în baza performanţei, cum ar fi primele, cu condiţia ca aceste prime să fie parte a politicilor interne ale Fundaţiei Baylor şi să nu fie procentuale cu sumele stânse.
Repere orientative:
a) Libertatea CMR de a accepta recompense în funcţie de performanţe este recunoscută ca o modalitate etică de a răsplăti profesioniştii care depăşesc ca rezultate ale muncii acordul stabilit în baza contractului de muncă.
b) CMR acceptă recompense finaciare, cu îndeplinirea simultană a următoarelor procentajului din sumele strânse.
Principiul 23
CMR nu va accepta să ofere sau să primească recompense financiare sau orice fel de tratament preferenţial menit să influenţeze decizia finanţatorului sau decizia de acceptare a unei sponsorizari.
Repere orientative:
a) Oferirea sau acceptarea de stimulente în scopul influenţării deciziei este neetică.
b) Oferirea sau acceptarea de stimulente cotravine misiunii Fundaţiei Baylor.
c) CMR refuză să facă parte din înţelegeri care implică oferirea sau primirea de stimulente.
d) Excepţie de la acest principiu o fac programele de recompense oferite finaţatorilor în scopul fidelizării acestora, cu condiţia să fie transparente şi accesibile tuturor în baza unor criterii clare.
e) CMR elaborează un pachet de beneficii oferit finanţatorilor ca gest de bune practici în cadrul relaţiei cu ei.
Principiul 24
CMR nu achită comisioane sau taxe procentuale din sumele strânse şi descurajează
orice propuneri în acest sens.
Repere orientative:
a) CMR recunoaşte că existenţa celor 3 principii ce organizează demersurile de strângere de fonduri.
- Gesturile filantropice sunt acţiuni voluntare în scopul binelui comunităţii;
- Oferirea şi acceptarea contribuţiilor filantropice nu poate fi însoţită de câştiguri personale;
- Donatorii şi potenţialii donatori sunt protejaţi de acţiuni coercitive.
b) În sensul prezentului cod, comision sau taxă procentuală reprezintă orice formăde plată cu valoare pecuniară.
c) CMR nu oferă plăţi sau comisioane pentru recomandările sau contactele stabilite de terţi cu donatori potenţiali.
d) Este permis a se negocia plăţi pentru servicii prestate de CMR către un donator sau un donator potenţial, cu condiţia să nu existe nicio relaţie între serviciul prestart şi suma donată, iar respectivul serviciu să fie transparent şi cu acordul conducerii fundaţiei.
e) Tranzacţiile bona fide nu fac obiectul acestui principiu. Sunt astfel exceptate comisioanele pentru: cardurile de credit, transferuri bancare, tranzacţii pe internet, etc.
Principiul 25
CMR raportează complet orice câştig pecuniar personal realizat în cadrul activităţii de stângere de fonduri.
Repere orientative:
a) CMR respectă toate cerinţele legale privind raportarea fondurilor obţinute. Necunoaşterea legislaţiei nu este o circumstanţă atenuantă.
b) CMR încurajează adoptarea unor politici organizaţionle interne, în acord cu legislaţia în vigoare, pentru gestionarea fondurilor oferite de sponsori/donatori.
